L’archivio dell’Ente è gestito e presidiato dall’ufficio “Gestione documentale e privacy”, istituito con decreto del Presidente della Provincia n. 33 del 09/03/2022. Il Servizio si configura come strumento innovativo e scientificamente avanzato per il recupero della memoria e dell’identità storica della comunità provinciale. All’interno di questa prospettiva, l’Ufficio riveste un ruolo centrale per l’esercizio delle competenze attribuite alla Provincia in materia di beni culturali, con particolare riferimento alle funzioni previste dal D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 “Codice dei Beni culturali e del paesaggio” e dalla L.R. 18/2000 “Norme in materia di biblioteche, archivi storici, musei e beni culturali”. Le funzioni consistono principalmente nella conservazione, valorizzazione e promozione del patrimonio documentario depositato presso l’archivio della Provincia ed afferente alla storia del territorio reggiano.
La funzione di conservazione riveste un ruolo propedeutico alla valorizzazione del patrimonio documentario e si esplica principalmente attraverso la progettazione ed organizzazione dei seguenti interventi di carattere tecnico-conservativo:
- attività di riordino e inventariazione della documentazione al fine di rendere fruibile il complesso documentario per ricerche storiografiche;
- attività di documentazione attraverso il servizio di consulenza specialistico per la pratica storiografica;
- attività di programmazione degli interventi in ambito archivistico (con particolare riguardo agli archivi dei comuni), in collaborazione con le altre istituzioni competenti in materia, anche al fine dello sviluppo di sistemi.
La funzione di valorizzazione e promozione intende favorire lo sviluppo della fruizione del patrimonio documentario da parte della comunità provinciale per lo studio della storia del territorio provinciale, nonché per l’attività didattica, principalmente attraverso la progettazione ed organizzazione dei seguenti interventi:
- realizzazione di strumenti informativi e di consultazione del complesso documentario quali gli inventari dei fondi dell’archivio storico provinciale;
- attività promozionali per la valorizzazione del patrimonio documentario quali mostre, convegni, iniziative espositive e divulgative del materiale archivistico;
- attività di ricerca storica su tematiche relative alla storia del territorio reggiano attraverso i materiali conservati presso l’archivio provinciale;
- attività didattica rivolta alle scuole del territorio ed all’Università (quali visite guidate presso l’archivio storico provinciale, seminari sulla didattica applicata agli archivi, ecc.);
- attività editoriali su tematiche di interesse storico-archivistico;
- attività speciale di valorizzazione di particolari tipologie di beni archivistici in raccordo con gli enti interessati e in collaborazione con le istituzioni competenti.
Oltre alle funzioni di conservazione, valorizzazione e promozione del patrimonio documentario dell’archivio storico, l’Ufficio è deputato allo svolgimento delle attività correlate alla formazione, ordinamento e conservazione dell’archivio corrente e di deposito, anche sul piano della accessibilità alla documentazione amministrativa. In questo ambito assume un ruolo cruciale il versamento della documentazione da inviare agli atti nell’archivio di deposito; tale processo prevede la progettazione, organizzazione e gestione dei flussi documentali ai fini del trasferimento della documentazione dagli uffici all’archivio di deposito.
Inoltre, l’Ufficio è preposto alla gestione e tenuta dei documenti, prodotti o ricevuti dalla Provincia nel corso dell’attività amministrativa attraverso il sistema di protocollo informatico.